Analizată în ansamblu, activitatea manuală repetitivă a personalului din contabilitate necesită mult timp și generează costuri semnificative. Digitalizarea proceselor conduce la creșterea eficienței, reducerea cheltuielilor și adăugarea de valoare serviciilor oferite. Este o zonă în care se lucrează cu un volum uriaș de date, iar operațiunile sunt bine definite, ceea ce creează un potențial mare de automatizare simplă și de impact.
Iată câțiva pași pe care îi poți urma pentru digitalizarea proceselor și transformarea departamentului de contabilitate într-un centru de profit:
Evaluarea tuturor activităților existente
Înainte de implementarea tehnologiilor digitale, analizează procesele și procedurile existente pentru a vedea care pot fi îmbunătățite sau automatizate. Ai grijă să identifici punctele slabe și oportunitățile de a îmbunătăți performanța departamentului contabil.
Adoptarea tehnologiei potrivite
Odată ce ai constatat care sunt nevoile organizației tale, alege soluții software și tehnologii adecvate cerințelor specifice sectorului financiar-contabil. De exemplu, un program ERP de contabilitate este ideal pentru eliminarea sarcinilor de lucru manuale, administrarea și desfășurarea activității contabile, informațiile prelucrate fiind mai transparente și corecte.
Utilizarea unui sistem informatic de tip ERP permite automatizarea unui număr foarte mare de taskuri prin intermediul modulelor implementate. Drept urmare, rolul contabililor nu se mai rezumă doar la prelucrarea datelor, ci aceștia vor putea aloca timp gestionării sistemelor care sprijină managementul, dar și activităților de analiză, consultanță, planificare și previzionare în detrimentul celor de rutină.
Pe lângă aplicația de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), se pot implementa și alte instrumente de management al fluxului de lucru, robotic process automation (RPA), soluții de stocare și partajare a documentelor în cloud.
Îmbunătățirea analizei datelor și a raportării
Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor și de business intelligence (BI) contribuie la consolidarea și evaluarea informațiilor financiare. Astfel, departamentul de contabilitate poate să ofere date valoroase și să ajute la luarea unor decizii informate. Comunicarea simplă și eficientă a rezultatelor este unul dintre avantajele importante ale digitalizării proceselor contabile întrucât permite echipei, dar și întregii organizații să se concentreze pe activități cu valoare adăugată.
Dezvoltarea competențelor angajaților
În mod tradițional, departamentul de contabilitate este considerat un centru de cost, deoarece scopul său este să înregistreze, să raporteze și să analizeze informațiile financiare fără a se concentra direct pe generarea de profit. Totuși, digitalizarea proceselor contabile poate contribui la transformarea acestuia într-un centru de profit prin creșterea eficienței, oferirea de servicii cu valoare adăugată, sprijinirea luării deciziilor bazate pe date și îmbunătățirea colaborării interdepartamentale.
Noile tehnologii vin la pachet cu schimbări și inovații, de aceea, este esențial să te asiguri că angajații din contabilitate sunt instruiți și pregătiți să folosească soluțiile implementate și să se adapteze noilor activități. Prin urmare, pe lângă digitalizarea proceselor contabile, oferă și programe de formare și sprijin pentru a îmbunătăți competențele digitale ale angajaților.
Monitorizarea performanței și impactului transformării digitale
Un centru de profit are responsabilitatea de a genera venituri și de a controla costurile, astfel că trebuie să fie constant evaluat pentru a determina cât de eficient este în acest sens. Monitorizează performanța departamentului de contabilitate, precum și impactul digitalizării proceselor pentru a identifica rapid problemele și a lua măsuri corective pentru îmbunătățirea și adaptarea operațiunilor în mod continuu.
La final, pentru ca transformarea digitală să aibă succes, este esențial să se promoveze o cultură digitală în cadrul organizației. Este vorba despre comunicarea beneficiilor digitalizării, promovarea schimbării și sprijinirea angajaților în procesul de adaptare. Devenind un centru de profit, departamentul de contabilitate poate fi un partener strategic esențial pentru întreaga companie.
