Este imperativ pentru companii să mențină în arhiva proprie toate registrele de contabilitate, împreună cu documentația contabilă relevantă și documentele justificative ce susțin înregistrările contabile ale tranzacțiilor economice și financiare. Această practică asigură transparența și conformitatea cu normele de contabilitate și finanțe.
Reguli pentru arhivarea documentelor contabile
Regulamentul pentru stocarea și arhiva documente contabile și financiare include următoarele puncte esențiale:
- Documentele justificative, jurnalele contabile și alte documente financiare trebuie păstrate la adresa fiscală, la sediul central sau la filiale, fie în format fizic (pe hârtie), fie electronic.
- Când documentele financiare sunt stocate electronic, inclusiv cele convertite din format fizic în format electronic, nu este necesară conformitatea cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea electronică a documentelor, în forma sa republicată.
- Dacă evidența contabilă este gestionată prin programe informatice, documentele financiare pot fi păstrate pe medii tehnice pe durata specificată de legislația actuală. Acestea trebuie să fie disponibile pentru imprimare la cerere.
Alternativ, documentele financiare pot fi de asemenea stocate de către operatori economici autorizați să ofere servicii de arhivă documente contabile, în baza unor contracte comerciale. În ambele cazuri, responsabilitatea pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor financiare revine managerului. În timpul inspecțiilor efectuate de autoritățile competente, entitățile trebuie să fie pregătite să prezinte documentele solicitate de către aceste organe.
Termene de păstrare a documentelor contabile și justificative
În contextul actual, perioada de păstrare a înregistrărilor și documentelor contabile a fost redusă semnificativ. Inițial, termenul standard era de 10 ani, însă acesta a fost diminuat la 5 ani. Conform noilor reglementări, registrele contabile obligatorii și documentele justificative, care sunt fundamentale pentru înregistrările în contabilitatea financiară, trebuie păstrate în arhivă pentru o perioadă de 5 ani.
Această durată se calculează începând cu 1 iulie al anului următor încheierii exercițiului financiar în care documentele au fost create, incluzând și statele de plată ale salariilor. Pentru documentele financiar-contabile care confirmă originea bunurilor cu o durată de viață mai lungă de 5 ani, perioada de păstrare se extinde pe durata de viață utilă a acestor bunuri.
O schimbare notabilă a intrat în vigoare la 1 ianuarie 2023. Conform acesteia, statele de salarii, pentru care angajatorul a depus o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă sau are obligația legală de a depune declarații privind contribuțiile sociale și impozitul pe venit, trebuie de asemenea păstrate timp de 5 ani. Această modificare a fost oficializată prin publicarea în Monitorul Oficial al României, în cadrul Legii nr. 195/2022, care aduce completări la Articolul 25 din Legea Contabilității nr. 82/1991.
Este important de menționat că situațiile financiare și raportările contabile continuă să fie păstrate timp de 10 ani. În cazul în care o companie își încetează activitatea, documentele sale financiar-contabile trebuie păstrate conform prevederilor Legii Societăților nr. 31/1990, actualizată și completată ulterior, sau pot fi predate arhivelor de stat, conform legislației aplicabile în această materie.
Ce trebuie să știți dacă încă păstrați arhiva pe hârtie
Păstrarea documentelor în arhivă pe suport de hârtie se realizează în conformitate cu legislația în vigoare și respectând următoarele principii de bază:
- Organizarea documentelor: Acestea sunt sistematizate în dosare, care sunt numerotate și legate corespunzător;
- Aranjarea cronologică și sistematică: Documentele sunt aranjate în dosare în ordine cronologică și sistematică, pentru fiecare perioadă financiară relevantă.
Aceste dosare sunt apoi depozitate în spații special amenajate, protejate împotriva deteriorării, distrugerii sau furtului, și echipate cu sisteme de prevenire a incendiilor.
Registru de evidență a arhivei
Pentru o gestionare eficientă, se ține evidența documentelor arhivate printr-un Registru de Evidență. Acesta este întocmit conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, și include înregistrarea detaliată a documentelor și a mișcărilor acestora de-a lungul timpului.
Procedura de eliminare din arhivă
Documentele financiar-contabile care nu mai sunt necesare și au depășit perioada legală de păstrare sunt eliminate din arhivă de o comisie special constituită, conform procedurilor interne ale entității. În acest context, se redactează un proces-verbal care reflectă eliminarea documentelor respective din Registru de Evidență al arhivei.
Actele normative care stabilesc durata de păstrare a documentelor sunt:
- a) Legea contabilității – Legea nr. 82 din 24 decembrie 1991;
- b) Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015, referitor la documentele financiar-contabile.
Nerespectarea legii arhivării documentelor poate atrage sancțiuni
Respectarea normelor privind arhiva documente contabile și fiscale este esențială pentru orice entitate economică, conform reglementărilor stabilite de Codul de Procedură Fiscală. Această reglementare, specificată în articolul 109, stipulează că toate evidențele contabile și fiscale trebuie păstrate fie în format electronic, fie pe suport fizic, fie la adresa fiscală a plătitorului sau a contribuabilului, fie la sediul principal sau la filialele entității respective, fie la firme de arhivare specializate.
Conform prevederilor actuale, documentele contabile și fiscale trebuie să fie disponibile pentru consultare la adresa fiscală a plătitorului, la sediul central sau la filiale, în perioada de timp stabilită între prima și a 25-a zi a lunii următoare.
Pentru cazurile în care arhivarea se face electronic, este obligatoriu ca plătitorul să mențină și software-ul folosit pentru generarea acestor documente. Nerespectarea acestei obligații se sancționează cu o amendă, conform articolului 336, alineatul 2, litera c din Codul de Procedură Fiscală.
Valoarea amenzii variază între 25.000 și 27.000 de lei pentru companiile de dimensiuni mari și medii, și între 6.000 și 8.000 de lei pentru companiile mici și pentru persoanele fizice. Există o reducere de 50% din valoarea amenzii dacă aceasta este plătită în termen de 48 de ore de la redactarea procesului-verbal pentru contravenție.
